La forma en que te comunicas en los entornos empresariales afecta a la percepción que se tiene de ti y de tus ideas. Una carta de propuesta puede tener un impacto significativo en su carrera. Al redactar una carta de propuesta, tus ideas deben ser claras, informativas y persuasivas.
En este artículo, aprenderás a escribir una carta de propuesta convincente y a estructurarla adecuadamente.
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¿Qué es una carta de propuesta?
Un importante responsable de la toma de decisiones podría ser persuadido para que considere tu propuesta de negocio si escribes un documento profesional que describa tus ideas. Una carta de propuesta puede presentar una idea en un intento de convencer al destinatario de que lea un documento completo con información de apoyo, o puede ser la propia propuesta.
¿Cuándo se utilizan las letras de la proposición?
Las cartas de propuesta pueden usarse para una variedad de esfuerzos, incluyendo pequeños proyectos empresariales, como solicitar un préstamo o sugerir un nuevo plan de marketing a su gerente. Las cartas de propuesta también pueden enviarse como un breve precursor de una propuesta comercial más amplia y detallada, como una subvención del gobierno para un proyecto de investigación.
¿Por qué son importantes las cartas de propuesta?
Las cartas de propuesta son importantes porque normalmente son la primera impresión que el destinatario tiene de usted y de su empresa. Una carta clara e influyente aumentará la probabilidad de que su público favorezca su propuesta y siga adelante con ella.
Cómo escribir una carta de propuesta
Lo que incluya en su carta de propuesta variará en función del proyecto. A continuación se indican algunos detalles comunes que debe considerar incluir al redactar una carta de propuesta:
- Preséntese y proporcione información de fondo.
- Indique el propósito de la propuesta.
- Defina sus metas y objetivos.
- Destaca lo que te diferencia.
- 7. Discuta brevemente el presupuesto y cómo se utilizarán los fondos.
- Termine con una llamada a la acción y solicite un seguimiento.
- Cierra la carta y proporciona los datos de contacto.
1. Preséntese y proporcione información de fondo
El objetivo de la introducción de su propuesta es captar el interés del lector. Este párrafo debe incluir información básica sobre su empresa y una visión general del tema para que quede claro lo que el destinatario va a leer. Si está haciendo un seguimiento de una reunión, mencione brevemente la reunión en las declaraciones iniciales para contextualizarla. Si su empresa ya tiene una relación con el destinatario de la carta, menciónelo también.
2. Exponga su propósito para la propuesta
El propósito de tu propuesta es lo que pretendes conseguir, o el problema que existe y que pretendes solucionar. Una propuesta para un acuerdo comercial proporcionaría detalles claros y términos básicos del acuerdo, mientras que una propuesta para rediseñar el sitio web de una empresa hablaría de tu comprensión de los problemas actuales de su sitio web.
3. Defina sus metas y objetivos
Describa los resultados a largo plazo que piensa alcanzar y los objetivos que establecerá para conseguirlos. Sea muy claro e incluya cifras concretas si es posible. Por ejemplo, en lugar de «Aumentaremos nuestra productividad de forma significativa con este préstamo», podría escribir «Aumentaremos nuestra productividad en un 40% durante el próximo año con la cantidad de préstamo que hemos solicitado. Aumentaremos nuestra productividad con la incorporación de dos nuevas máquinas y cuatro empleados más.»
4. Destaque lo que le diferencia
Si tu propuesta es la respuesta a un problema de la empresa, mostrar tus valiosos activos puede ayudarte a destacar. Exponga algunas de sus habilidades especiales relacionadas con el proyecto y las razones por las que es usted el más adecuado para el trabajo. Esto puede incluir la experiencia con un problema similar o la descripción de un proceso único que obtiene grandes resultados. Si tu propuesta es para una empresa, destaca algunos factores que diferencien tus ideas de las de los demás. Cuando destaques tus diferenciadores clave, puedes utilizar viñetas para enumerar tus características, de modo que sean más fáciles de leer.
5. Comente brevemente el presupuesto y cómo se utilizarán los fondos
El coste es un factor importante para los responsables de la toma de decisiones. Dependiendo de la razón por la que escriba una carta de propuesta, es posible que tenga que incluir detalles sobre cómo utilizará un préstamo o cuánto costará su proyecto a los inversores. Probablemente no sea necesario incluir una relación completa de los costes, pero proporcionar una idea general del presupuesto dará a los inversores una mejor visión del proyecto.
6. Termine con una llamada a la acción y solicite un seguimiento
Una llamada a la acción es una solicitud para que su destinatario tome medidas adicionales y crea una urgencia para que avance. Esto puede aumentar las posibilidades de que respondan. Esta acción puede ser simplemente responder a su propuesta si quieren seguir hablando.
Además, si incluyes tus intenciones de hacer un seguimiento de tu propuesta, deja claro que vas en serio. Hazles saber el día concreto en que volverás a ponerte en contacto con ellos para que puedan esperar tu llamada o tu correo electrónico.
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7. Cierra la carta y proporciona los datos de contacto
Agradezca al destinatario la consideración de su propuesta y anímele a ponerse en contacto con usted si tiene alguna duda. Termina la carta con un cierre profesional, como «Sinceramente» o «Saludos,» seguido de una coma. Escribe tu nombre unas líneas más abajo y firma encima de tu nombre.
Plantilla de carta de propuesta
A continuación le ofrecemos una plantilla que puede utilizar como punto de referencia general para asegurarse de que incluye toda la información importante en su próxima carta de propuesta:
[Su nombre]
[Empresa, si procede]
[Su dirección]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Empresa del destinatario's]
[Dirección postal del destinatario]
[Saludo]
[Esta primera frase debe incluir su nombre y el de su empresa. Mencione cualquier reunión anterior relacionada con el tema o cualquier antecedente de la empresa. Haz un breve resumen de lo que trata tu propuesta].
[En el segundo párrafo, exponga el objetivo de su propuesta. Incluye información específica para que quede claro].
[En el tercer párrafo, identifique las metas específicas que pretende alcanzar y los objetivos que se ha fijado para lograrlas].
[En el cuarto párrafo, ofrece una visión general de lo que hace que tu misión sea única. En las siguientes frases, apoye sus afirmaciones con ejemplos concretos de experiencias y éxitos anteriores. Utiliza números para cuantificar tu éxito siempre que sea posible].
[En el quinto párrafo, comente brevemente cómo asignará el préstamo o la subvención, o dé una visión general del coste de un proyecto' a los inversores].
[En el sexto párrafo, haga una llamada a la acción a su destinatario para instarle a actuar en relación con su propuesta. Incluye cuándo y cómo harás un seguimiento de ellos].
[En la primera frase del párrafo final, exprese su gratitud y agradezca al destinatario el tiempo que ha dedicado a revisar su propuesta. Incluye tu información de contacto y hazle saber que estás encantado de responder a cualquier pregunta].
[Firmar]
[Firma]
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Ejemplo de carta de propuesta
Este es un ejemplo de carta de propuesta para un plan de negocios:
Sarah Johnson
Pro Design LLC
555 Silver Lane
Raleigh, NC 27513
5 de diciembre de 2019
Garrett Williams
Maestría en marketing
1443 East Drive
Raleigh, NC 27514
Estimado Sr. Williams,
Nuestro equipo de Pro Design disfrutó discutiendo la oportunidad de trabajar con usted en el desarrollo de un nuevo sitio web para su empresa. Comenzamos a trabajar en este proyecto la semana pasada después de nuestro correo electrónico inicial, y estamos presentando una propuesta de plan de acción para su revisión.
El 12 de diciembre, hablamos de su creciente preocupación por el diseño de su sitio web. La difícil navegación y la falta de compatibilidad con los móviles estaban afectando lentamente a la captación de clientes. Si hacemos que la interfaz sea más llamativa, fácil de usar y compatible tanto con Android como con IOS, podemos aumentar el tiempo que los clientes potenciales pasan en su sitio web, lo que se traduce en un mayor número de clientes potenciales y clientela.
De acuerdo con el objetivo que expresó en la reunión, nuestro objetivo será aumentar su clientela en un 30% y aumentar sus clientes potenciales en un 40% durante el próximo año. Este objetivo se logrará a través de los siguientes pasos:
1. Investigar a su clientela ideal para definir la marca de su empresa
2. Trabajar con tu equipo de marketing para desarrollar un mensaje coherente que se dirija a tu cliente ideal
3. Reconstruir el sitio web desde los cimientos utilizando las características más fáciles de usar
4. Crear un diseño móvil impecable que atraiga a los consumidores móviles
5. Incorporación perfecta de su marca y sus mensajes a la nueva interfaz
Nuestra empresa realizó un proyecto similar para un hotel de Atlanta hace ocho meses. Nuestro diseño mantuvo a los usuarios en su sitio web un 150% más de tiempo y dio lugar a un aumento del 40% en las ventas en el transcurso de seis meses.
Para un proyecto de este calibre, estimamos un presupuesto de unos 12.000 a 15.000 dólares. Podemos discutir el plan con más detalle si decide seguir adelante, y podemos ajustar el presupuesto en función de sus necesidades específicas y de nuestras recomendaciones.
Si desea seguir adelante con nuestra propuesta, por favor envíeme un correo electrónico para que podamos empezar a discutir y planificar los próximos pasos de inmediato. Me pondré en contacto con usted por correo electrónico el próximo jueves 12 de diciembre.
Gracias por revisar nuestra propuesta. Si tiene más preguntas, estoy disponible por correo electrónico en sjohnson@gmail.com o por teléfono en el 919-222-3333.
Atentamente,
Sarah Johnson
