In welchen Bereichen gibt es speziellere Anforderungen?
Weitergehende Office-Kenntnisse werden ebenfalls in vielen Bereichen benötigt. Aus der Stellenanzeige kannst du die Wichtigkeit der Skills dadurch ablesen, dass Computerkenntnisse als eine der ersten Anforderungen genannt werden, und mit "sehr gut" oder "hervorragend" versehen sind.
Spezialkenntnisse in Excel brauchst du etwa im Bankenwesen, in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf, in der Logistik, der Produktionsplanung und -steuerung, im Supply-Chain-Management oder in der Verwaltung. In diesen Bereichen wird auch die Datenbank-Software Access verwendet, Access-Kenntnisse werden allerdings seltener gefordert.
Spezialkenntnisse in PowerPoint oder einer anderen Präsentationssoftware solltest du haben, wenn du im Vertrieb, im Marketing, der Immobilienbranche, der technischen Systemplanung oder im Produktdesign arbeiten willst.
Wichtiger als die Branche ist die Position. Gehört es etwa zu deinen Aufgaben, Unterlagen termingerecht ansehnlich oder druckfertig aufzuarbeiten, wirst du keine Zeit haben um zu suchen, wie sich etwas formatieren oder konvertieren lässt. Du musst es aus dem Effeff wissen.
Der Unterschied zwischen guten, sehr guten oder gar hervorragenden Office-Kenntnissen ist dabei nicht klar definiert. Als Spezialkenntnisse kann gelten, in Excel Gültigkeitsregeln/Formeln zu erstellen, zu gruppieren, Filter, Pivot-Tabellen oder Sverweis-Funktionen (Index/Vergleich) einzufügen und manchmal auch VBA zu beherrschen. In PowerPoint wiederum zählen das Formatieren, das Erstellen von Folienmaster-Vorlagen, individuelle Layouts sowie der Import und die Verknüpfung von Daten aus Excel oder das Einfügen von OLE-Objekten dazu.
Übrigens, nicht nur die Kenntnis der Funktionen, sondern auch das Tempo, mit dem sie ausgeführt werden, spielt bei der Abstufung zwischen guten, sehr guten oder sogar exzellenten Skills eine Rolle. Unter Umständen erscheinen dir diese Skills aber gar nicht so besonders, weil du sie bereits beherrscht. Falls nicht, kannst du sie dir aneignen.
Wie kannst du deine Office-Kenntnisse verbessern?
Office-Kenntnisse sind keine Zauberei und lassen sich schnell nach lernen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:
- YouTube-Tutorials
- Kostenfreie Anleitungen im Internet
- Bücher, in vielen (Universitäts-)Bibliotheken gibt es beispielsweise "Excel für BWLer" und ähnliche Titel
- Software-Kurs an der Hochschule (meist kostenfrei)
- vergünstigte Softwareangebote für Studenten
- Software-Kurs an der VHS (kostenpflichtig)
Als Nachweis über deine Office-Kenntnisse kann eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS), MOS Expert oder MOS Master helfen. Die Zertifikate kosten allerdings! Es lohnt sich also nicht für jeden.
